Przygotowujemy oferty i dokumenty z Twoich danych
Każda oferta i umowa powstaje dziś tak samo: ktoś zbiera dane z CRM, maili i cennika, wypełnia szablon albo kopiuje poprzedni dokument, sprawdza, poprawia i pilnuje wersji. To godziny pracy ludzi, którzy powinni sprzedawać i obsługiwać klientów - a dokument i tak wychodzi później, niż powinien. Tę pracę przejmujemy: składamy dokument z aktualnych danych na Twoim szablonie, sprawdzamy komplet i podajemy do Twojej akceptacji. Ty masz ostatnie słowo, nie całą robotę.
Te same dokumenty - bez ręcznego składania
Nie sprzedajemy „generatora dokumentów”. Zabieramy Twojemu zespołowi pracę, która dziś dzieje się między prośbą o ofertę a gotowym dokumentem do akceptacji.
Dziś robicie to ręcznie
- Klient prosi o ofertę, a jej przygotowanie czeka, bo w ciągu dnia są ważniejsze rzeczy.
- Dane trzeba zebrać z kilku miejsc: CRM, maile, cennik, wcześniejsze ustalenia.
- Szablon wypełnia się ręcznie - albo kopiuje starą ofertę i podmienia dane.
- W skopiowanym dokumencie zostaje czasem cudza nazwa, stara stawka albo nieaktualny zapis.
- Ktoś musi sprawdzić całość, zebrać załączniki i upilnować wersje.
- Oferta wychodzi po kilku dniach - a klient w tym czasie ogląda inne.
Co przejmujemy
- Wyłapujemy potrzebę dokumentu: prośbę o ofertę, ustalenia po rozmowie, nowego klienta.
- Zbieramy aktualne dane z Twoich systemów, nie z czyjejś pamięci.
- Składamy dokument na Twoim szablonie - z właściwymi stawkami i zapisami.
- Sprawdzamy komplet: dane, kwoty, załączniki, wersję.
- Podajemy gotowy dokument do Twojej akceptacji - z podsumowaniem, co i skąd.
- Po akceptacji wysyłamy do klienta i zapisujemy wszystko tam, gdzie ma być.
Przejmujemy cały proces, nie samo wypełnienie szablonu
Od potrzeby dokumentu po wysyłkę i zapis w Twoich systemach - z Twoją akceptacją w kluczowym miejscu.
Wyłapujemy potrzebę dokumentu
Prośba o ofertę w mailu, domknięte ustalenia po rozmowie, nowy klient czekający na umowę - zaczynamy w momencie, gdy dokument staje się potrzebny.
Zbieramy aktualne dane
CRM, cennik, ustalenia z korespondencji, dane rejestrowe kontrahenta - wszystko z systemów i zapisanych źródeł, w aktualnej wersji.
Składamy dokument na Twoim szablonie
Układ, zapisy i język Twojej firmy. Żadnego kopiowania starej oferty, w której zostaje cudza nazwa albo nieaktualna stawka.
Sprawdzamy komplet
Dane kontrahenta, kwoty i rabaty zgodne z ustaleniami, wszystkie załączniki na miejscu, poprawna wersja - dokument jest sprawdzony, zanim go zobaczysz.
Podajemy do Twojej akceptacji
Dostajesz gotowy dokument z krótkim podsumowaniem: co przygotowaliśmy, z jakich danych i na co zwrócić uwagę. Akceptujesz, poprawiasz albo odsyłasz z uwagami.
Wysyłamy i pilnujemy dalej
Po akceptacji dokument idzie do klienta, kopia i status trafiają do CRM i archiwum. Gdy oferta czeka bez odpowiedzi, przypominamy się w ustalonym rytmie.
Masz ostatnie słowo, nie całą robotę
Oferty i umowy niosą konsekwencje, więc kontrola jest tu częścią procesu, nie dodatkiem. Ty zatwierdzasz - my pilnujemy, żeby było co zatwierdzać.
Nic nie wychodzi bez Twojej akceptacji
Oferty, umowy i dokumenty z konsekwencjami zawsze czekają na zatwierdzenie. To Ty decydujesz, czy któreś typy dokumentów mogą z czasem wychodzić bez pytania.
Trzymamy się Twoich szablonów i zapisów
Układ, klauzule, stopki, nazewnictwo - dokumenty wyglądają tak, jakby przygotował je Twój zespół, bo powstają według jego zasad.
Stawki i rabaty tylko z ustaleń
Nie wymyślamy cen. Kwoty pochodzą z cennika i zapisanych ustaleń, a każde odstępstwo oznaczamy do Twojej decyzji, zamiast je zgadywać.
Nietypowe przypadki trafiają do człowieka
Niestandardowa umowa, brakujące dane, sprzeczne ustalenia - dostajesz sprawę z opisem problemu, a nie dokument ze zgadywanką w środku.
Widzisz źródło każdej informacji
Przy dokumencie jest podsumowanie, skąd pochodzą dane i kwoty, oraz pełna historia wersji. Pytanie „skąd ta stawka?” ma zawsze odpowiedź.
Testujemy na Twoich historycznych dokumentach
Zanim ruszymy na dobre, przygotowujemy testowo dokumenty, które już kiedyś powstały, i porównujemy je z oryginałami - różnice omawiamy razem.
Kiedy to się najbardziej opłaca
Najwięcej zyskują firmy, w których oferty, umowy i komplety dokumentów powstają często i według powtarzalnego wzoru - a mimo to każda sztuka wymaga czyjejś godziny. Im szybciej klient dostaje ofertę, tym częściej to Twoja jest pierwsza na stole.
- Oferty i umowy powstają ręcznie, a ich składanie odciąga zespół od sprzedaży i obsługi.
- Dokumenty tworzy się przez kopiowanie poprzednich - ze wszystkimi tego skutkami.
- Klienci czekają na ofertę dniami, choć dane są w systemach od pierwszej rozmowy.
- Każdy dokument wygląda trochę inaczej - zależnie od tego, kto go składał.
Od rozmowy do przejętego przygotowania dokumentów
Zaczynamy od testu na dokumentach, które już powstały w Twojej firmie. Jakość porównujesz z własnymi oryginałami, zanim cokolwiek trafi do klienta.
Rozmowa i przegląd dokumentów
Sprawdzamy, jakie dokumenty powstają najczęściej, z jakich danych i szablonów, ile czasu zajmuje ich składanie i gdzie zdarzają się błędy albo opóźnienia.
Test na Twoich historycznych dokumentach
Przygotowujemy testowo dokumenty, które już kiedyś powstały w Twojej firmie, i porównujemy je z oryginałami - łącznie z różnicami, które wymagają doprecyzowania reguł. Ty decydujesz, czy ruszamy dalej.
Przejmujemy przygotowanie
Nowe oferty i dokumenty powstają z aktualnych danych i czekają na Twoją akceptację. Ty zatwierdzasz gotowy rezultat, zamiast składać go ręcznie - a klient dostaje dokument w godziny, nie dni.
Policzmy, ile kosztuje Cię dziś składanie dokumentów
Opisz swój proces: jakie dokumenty przygotowujesz, jak często i ile osób nad nimi siedzi. Pokażemy, które z nich mogą powstawać bez pracy Twojego zespołu - z Twoją akceptacją na końcu.