Przypominamy o płatnościach, zanim sprawa urośnie
Praca jest wykonana, faktura wystawiona - a pieniędzy nie ma. Ktoś musi regularnie sprawdzać terminy i wpłaty, pisać niezręczne wiadomości, pamiętać o kolejnych przypomnieniach i wiedzieć, kiedy uprzejmość przestaje wystarczać. Zwykle robi to „przy okazji", więc przypomnienia idą za późno albo wcale. Tę pracę przejmujemy: pilnujemy terminów każdej faktury, sprawdzamy wpłaty przed wysyłką, piszemy w Twoim tonie i przekazujemy Ci sprawy, które wymagają decyzji.
Te same należności - bez niezręcznego pilnowania
Nie jesteśmy firmą windykacyjną i nie sprzedajemy „systemu do monitoringu należności”. Zabieramy Twojemu zespołowi pracę, która dziś dzieje się między wystawieniem faktury a wpłatą na koncie.
Dziś robicie to ręcznie
- Faktury wychodzą, a potem czekają - ktoś musi regularnie sprawdzać, które są po terminie.
- Upominanie się o pieniądze jest niezręczne, więc odkłada się je na później.
- Przypomnienia idą nieregularnie, „przy okazji” innych obowiązków.
- Przed każdym mailem trzeba ręcznie sprawdzić wpłaty - żeby nie upomnieć kogoś, kto już zapłacił.
- Obietnice zapłaty nikt nie zapisuje, więc nikt do nich nie wraca.
- Pieniądze przychodzą później, niż mogłyby, a sporne sprawy wychodzą na jaw za późno.
Co przejmujemy
- Pilnujemy terminu płatności każdej faktury - bez wyjątków i bez „przy okazji”.
- Przed wysłaniem przypomnienia sprawdzamy, czy wpłata nie została już zaksięgowana.
- Piszemy w Twoim tonie - uprzejmie na początku, stanowczo, gdy trzeba.
- Zapisujemy obietnice zapłaty i wracamy dokładnie w umówionym dniu.
- Sporne faktury i kluczowych klientów przekazujemy do Twojej decyzji.
- Widzisz status każdej należności: co wysłane, co obiecane, co wymaga reakcji.
Przejmujemy cały proces, nie samo wysyłanie maili
Od terminu płatności po zamkniętą sprawę - z kontrolą na każdym etapie.
Pilnujemy terminów
Śledzimy każdą fakturę od wystawienia: wiemy, kiedy termin się zbliża, kiedy minął i ile dni upłynęło. Żadna należność nie wypada z pola widzenia.
Sprawdzamy wpłaty przed wysyłką
Zanim cokolwiek wyślemy, porównujemy należność z wpłatami w Twoim systemie. Klient, który już zapłacił, nie dostanie upomnienia - to żelazna zasada.
Wysyłamy przypomnienia w Twoim tonie
Pierwsze przypomnienie bywa uprzejmą wiadomością jeszcze przed terminem, kolejne są stopniowo stanowczsze - dokładnie według scenariusza, który ustalamy z Tobą.
Trzymamy rytm kolejnych kroków
Gdy klient obiecuje zapłatę, zapisujemy to i wracamy w umówionym dniu. Gdy nie odpowiada, kolejne przypomnienie wychodzi zgodnie z planem - bez polegania na czyjejś pamięci.
Eskalujemy trudne sprawy
Spór o fakturę, duża kwota, kluczowy klient albo brak reakcji po ustalonej liczbie przypomnień - taka sprawa trafia do Ciebie z historią kontaktu i propozycją następnego kroku.
Zapisujemy status każdej należności
Pełna historia w jednym miejscu: co zostało wysłane, kiedy, do kogo i z jaką reakcją. Wiesz, na czym stoi każda faktura, bez pytania kogokolwiek.
Masz nadzór, nie musisz się upominać
Pieniądze to wrażliwy temat w każdej relacji z klientem. Dlatego Ty ustalasz ton i granice, a my pilnujemy rytmu - i zatrzymujemy się wszędzie tam, gdzie potrzebna jest Twoja decyzja.
Nie upominamy tych, którzy zapłacili
Każdą wysyłkę poprzedza sprawdzenie wpłat. Jedno niesłuszne upomnienie psuje relację bardziej niż tydzień zwłoki - dlatego ta kontrola jest zawsze pierwsza.
Ton i scenariusz ustalasz Ty
Treść wiadomości, moment pierwszego przypomnienia, odstępy między kolejnymi i granica, za którą kończy się uprzejmość - wszystko według Twoich zasad.
Zaczynamy od przypomnień do zatwierdzenia
Na start każda wiadomość czeka na akceptację Twojego zespołu. Dopiero gdy widzisz, że ton i momenty są właściwe, wysyłamy je sami.
Kluczowi klienci pod szczególnym nadzorem
Wskazujesz relacje, w których nie ma miejsca na automatyczne kroki - sprawy tych klientów zawsze przechodzą przez człowieka, zanim cokolwiek zostanie wysłane.
Widzisz stan wszystkich należności
Co wysłane, co obiecane, co przeterminowane i o ile dni - masz bieżący obraz bez zaglądania do skrzynki i arkuszy.
Testujemy na Twoich historycznych fakturach
Zanim ruszymy na dobre, bierzemy należności z ostatnich miesięcy i pokazujemy, jak wyglądałaby ścieżka przypomnień: co, kiedy i co trafiłoby do eskalacji.
Kiedy to się najbardziej opłaca
Najwięcej zyskują firmy, które wystawiają dużo faktur z odroczonym terminem - i w których nikt nie ma czasu ani ochoty systematycznie się upominać. Im więcej należności czeka dziś dłużej, niż powinno, tym szybciej zobaczysz różnicę na koncie.
- Faktur jest dużo, a pilnowanie terminów spada na osobę, która ma też inne obowiązki.
- Przypomnienia idą nieregularnie albo dopiero wtedy, gdy zaległość jest już duża.
- Zdarzyło się, że upomnienie trafiło do klienta, który zapłacił - albo nie poszło wcale.
- Zależy Ci na pieniądzach, ale i na relacjach - ton przypomnień ma znaczenie.
Od rozmowy do przejętego pilnowania płatności
Zaczynamy od testu na Twoich prawdziwych należnościach. Ścieżkę przypomnień poznajesz, zanim jakakolwiek wiadomość trafi do klienta.
Rozmowa i przegląd należności
Sprawdzamy, ile faktur wystawiasz, jak dziś wyglądają przypomnienia, gdzie widać wpłaty i którzy klienci wymagają szczególnej ostrożności. Liczymy, ile kosztuje Cię obecna zwłoka.
Test na Twoich historycznych fakturach
Na należnościach z ostatnich miesięcy pokazujemy, jak wyglądałaby ścieżka: kiedy poszłoby które przypomnienie, w jakim tonie i co trafiłoby do Twojej decyzji. Ty decydujesz, czy ruszamy dalej.
Przejmujemy pilnowanie płatności
Każda faktura ma swój rytm przypomnień, obietnice zapłaty są odnotowane, sporne sprawy trafiają do Ciebie, a Ty widzisz status wszystkich należności w jednym miejscu.
Policzmy, ile kosztują Cię dziś przeterminowane faktury
Opisz swój proces: ile faktur wystawiasz, jak długo klienci zwlekają i jak dziś wyglądają przypomnienia. Pokażemy, jak mogłaby wyglądać ścieżka pilnowania Twoich należności.