Segregujemy zgłoszenia, zanim trafią do Twojego zespołu
Nie chodzi o „system do ticketów”. Do firmy wpadają maile, formularze, wiadomości z czatu i zgłoszenia w helpdesku - i za każdym razem ktoś musi je przeczytać, zrozumieć temat, ocenić pilność, nadać kategorię i zdecydować, kto ma się sprawą zająć. Płacisz nie za rozwiązywanie spraw, tylko za ręczne porządkowanie ich, zanim praca w ogóle się zacznie. Ten etap przejmujemy: każde zgłoszenie dostaje kategorię, priorytet i właściwego adresata, a pilne sprawy są wykrywane od razu.
Te same zgłoszenia - bez ręcznego sortowania
Nie sprzedajemy systemu do ticketów ani „AI do zgłoszeń”. Zabieramy Twojemu zespołowi pracę, która dziś dzieje się między wpłynięciem zgłoszenia a rozpoczęciem właściwej pracy nad sprawą.
Dziś robicie to ręcznie
- Zgłoszenia z maila, formularzy, czatu i helpdesku wpadają do jednej skrzynki albo kolejki.
- Ktoś musi każde przeczytać, zrozumieć temat i ocenić, czy sprawa jest pilna.
- Sprawdza klienta i historię wcześniejszych spraw, nadaje kategorię i tagi.
- Decyduje, kto powinien się sprawą zająć, i przekazuje ją dalej - często z dopisaną notatką.
- Część spraw trafia do złych osób i wraca, a pilne mieszają się z prostymi pytaniami.
- Zespół traci czas na sortowanie, zanim w ogóle zacznie rozwiązywać problemy.
Co przejmujemy
- Czytamy każde nowe zgłoszenie w momencie, w którym się pojawia.
- Rozpoznajemy temat sprawy i oceniamy jej pilność według Twoich reguł.
- Nadajemy kategorię i priorytet, dopisujemy krótkie podsumowanie dla zespołu.
- Wskazujemy, czego w zgłoszeniu brakuje, i prosimy o uzupełnienie danych.
- Kierujemy sprawę do właściwej osoby albo zespołu - za pierwszym razem.
- Pilne sprawy eskalujemy od razu, a nietypowe oznaczamy do ręcznej decyzji.
Przejmujemy cały proces, nie samo tagowanie
Od wpłynięcia zgłoszenia po przypisanie sprawy do właściwej osoby - z kontrolą na każdym etapie.
Wyłapujemy nowe zgłoszenie
Mail na skrzynce, ticket w helpdesku, formularz kontaktowy, wiadomość z czatu, reklamacja albo zgłoszenie wewnętrzne - reagujemy w momencie, gdy sprawa się pojawia, a nie gdy ktoś zajrzy do kolejki.
Rozpoznajemy temat i pilność
Ustalamy, czego dotyczy sprawa i czy wymaga natychmiastowej reakcji: awaria, reklamacja, pytanie o status, sprawa finansowa czy nowe zapytanie sprzedażowe.
Uzupełniamy kontekst
Sięgamy po dane klienta, historię wcześniejszych spraw, ustalenia dotyczące czasu reakcji i listę spraw znanych zespołowi - żeby decyzja opierała się na tym, co firma już wie.
Nadajemy kategorię i priorytet
Sprawa dostaje kategorię, tagi i priorytet według reguł ustalonych z Tobą - takich samych, jakimi kieruje się dziś Twój zespół, tylko stosowanych za każdym razem.
Kierujemy do właściwej osoby
Przypisujemy sprawę do osoby albo zespołu i dodajemy krótkie podsumowanie: co się stało, czego brakuje i co warto zrobić najpierw. Nikt nie zaczyna pracy od czytania całego wątku.
Eskalujemy pilne i zapisujemy status
Sprawy pilne i ryzykowne od razu trafiają do właściwej osoby z alertem. Każda decyzja - kategoria, priorytet, przypisanie - zostaje zapisana w Twoim systemie.
Masz nadzór, nie musisz sortować
Reguły segregacji są Twoje - my pilnujemy, żeby były stosowane za każdym razem. Ty decydujesz, co przypisujemy sami, a co wymaga ludzkiej decyzji.
Zaczynamy od propozycji do zatwierdzenia
Na start proponujemy kategorię, priorytet i adresata, a Twój zespół zatwierdza lub poprawia. Dopiero gdy widzisz jakość, proste sprawy przypisujemy w pełni sami.
Segregujemy według Twoich reguł
Kategorie spraw, poziomy priorytetów, kluczowi klienci, terminy reakcji i zasady eskalacji - odtwarzamy reguły, którymi kieruje się dziś Twój zespół, i stosujemy je konsekwentnie.
Pilne sprawy eskalujemy od razu
Awaria, zdenerwowany klient, ryzyko utraty umowy albo seria podobnych zgłoszeń w krótkim czasie - takie sprawy nie czekają w kolejce, tylko od razu trafiają do człowieka.
Nie zgadujemy przy niepewnych sprawach
Gdy zgłoszenie nie pasuje do żadnej kategorii albo brakuje danych do decyzji, oznaczamy je do ręcznego sprawdzenia - z opisem, co budzi wątpliwość.
Widzisz każdą decyzję i jej powód
Masz wgląd w to, jaką kategorię i priorytet dostała sprawa, do kogo trafiła i dlaczego. Poprawki Twojego zespołu wykorzystujemy do doskonalenia reguł.
Testujemy na Twoich historycznych zgłoszeniach
Zanim ruszymy na dobre, bierzemy Twoje wcześniejsze zgłoszenia i porównujemy nasze decyzje z decyzjami zespołu - skuteczność znasz przed startem, nie po nim.
Kiedy to się najbardziej opłaca
Najwięcej zyskują firmy, do których codziennie trafia dużo zgłoszeń z różnych kanałów - a błędne przypisanie sprawy oznacza opóźnienie, zirytowanego klienta albo złamany termin reakcji. Im więcej czasu Twój zespół spędza dziś na sortowaniu, tym szybciej zobaczysz różnicę.
- Zgłoszenia przychodzą z wielu kanałów: mail, formularze, czat, helpdesk.
- Sprawy trafiają do złych osób i krążą po firmie, zanim ktoś się nimi zajmie.
- Pilne sprawy za późno dostają priorytet albo giną w skrzynce.
- Zespół zaczyna dzień od ręcznego sortowania kolejki zamiast od pracy nad sprawami.
Od rozmowy do przejętej segregacji
Zaczynamy od testu na Twoich prawdziwych zgłoszeniach. Skuteczność poznajesz, zanim cokolwiek ruszy na dobre.
Rozmowa i przegląd zgłoszeń
Sprawdzamy, skąd przychodzą zgłoszenia, ile ich jest, jakie są kategorie spraw, kto dziś je sortuje i jak zespół decyduje o pilności. Liczymy, ile kosztuje Cię obecne ręczne sortowanie.
Test na Twoich historycznych zgłoszeniach
Bierzemy zestaw wcześniejszych zgłoszeń i porównujemy nasze kategorie, priorytety i przypisania z decyzjami Twojego zespołu. Pokazujemy wynik - łącznie z przypadkami, które wymagają doprecyzowania reguł. Ty decydujesz, czy ruszamy dalej.
Przejmujemy segregację
Każde nowe zgłoszenie dostaje kategorię, priorytet i właściwego adresata, zanim zobaczy je zespół. Pilne sprawy eskalujemy od razu, a Ty dostajesz podsumowania i logi.
Policzmy, ile kosztuje Cię dziś sortowanie zgłoszeń
Opisz swój proces: skąd przychodzą zgłoszenia, ile ich jest i co najczęściej idzie nie tak. Pokażemy, którą część sortowania możemy przejąć jako pierwszą.