Umawiamy i pilnujemy terminów za Twój zespół
Samo spotkanie to najkrótsza część pracy. Zanim do niego dojdzie, ktoś musi zaproponować terminy, poczekać na odpowiedź, sprawdzić kalendarz, potwierdzić, przypomnieć - a przy odwołaniu zacząć wszystko od nowa. Puste okna i nieobecności to utracony przychód, którego nie widać na żadnej fakturze. Tę pracę przejmujemy: ustalamy terminy z klientami, potwierdzamy, przypominamy i dbamy o to, żeby zwolnione miejsca nie zostawały puste.
Ten sam kalendarz - bez mailowego ping-ponga
Nie sprzedajemy „systemu rezerwacji”. Zabieramy Twojemu zespołowi pracę, która dziś dzieje się między prośbą o termin a potwierdzonym spotkaniem w kalendarzu.
Dziś robicie to ręcznie
- Ustalanie terminu to ping-pong: propozycja, brak odpowiedzi, kolejna propozycja, zmiana.
- Ktoś musi za każdym razem sprawdzić kalendarz i dostępność właściwej osoby.
- Potwierdzenia i przypomnienia wysyłane są ręcznie - albo wcale.
- Klient nie przychodzi, bo nikt nie przypomniał - a okno w kalendarzu przepada.
- Odwołane terminy zostają puste, bo nie ma czasu szukać chętnych na zwolnione miejsce.
- Przesunięcia i zmiany rozjeżdżają grafik i potrafią zająć pół dnia.
Co przejmujemy
- Wyłapujemy prośbę o termin z formularza, maila, czatu albo Twojego systemu.
- Proponujemy terminy z rzeczywistej dostępności właściwej osoby.
- Domykamy ustalanie terminu z klientem - bez angażowania Twojego zespołu.
- Potwierdzamy spotkanie od razu i przypominamy przed terminem.
- Obsługujemy odwołania: proponujemy nowy termin i zagospodarowujemy zwolnione okno.
- Kalendarz i systemy są zawsze aktualne, a Ty widzisz cały ruch.
Przejmujemy cały proces, nie samo wysłanie zaproszenia
Od prośby o termin po przypomnienie przed spotkaniem - z kontrolą na każdym etapie.
Wyłapujemy prośbę o termin
Formularz na stronie, mail, wiadomość z czatu, zapis w Twoim systemie rezerwacji - reagujemy od razu, gdy klient chce się umówić, a nie gdy ktoś zajrzy do skrzynki.
Proponujemy terminy z prawdziwej dostępności
Sprawdzamy kalendarz właściwej osoby i Twoje reguły: godziny pracy, długość spotkania, bufory, kolejność. Klient dostaje terminy, które naprawdę są wolne.
Domykamy ustalanie terminu
Ping-pong bierzemy na siebie: propozycje, odpowiedzi, zmiany i dopytania - aż termin stoi. Twój zespół dowiaduje się o spotkaniu, a nie o negocjacjach wokół niego.
Potwierdzamy i przypominamy
Potwierdzenie wychodzi od razu, przypomnienie przed terminem - kanałem, który u Ciebie działa. Klient wie, gdzie i kiedy ma być, zanim zdąży zapomnieć.
Obsługujemy odwołania i przesunięcia
Gdy klient odwołuje, od razu proponujemy nowy termin i uwalniamy okno w grafiku. Zwolnione miejsce proponujemy tym, którzy czekają na wcześniejszy termin.
Zapisujemy wszystko w kalendarzu i systemach
Spotkanie, status, historia zmian i notatki trafiają do Twojego kalendarza i systemów. Zespół zaczyna dzień od aktualnego planu, nie od sprawdzania skrzynki.
Masz nadzór, nie musisz żonglować grafikiem
Kalendarz to codzienne narzędzie pracy Twojego zespołu, więc nie ma tu miejsca na bałagan. Ty ustalasz reguły, my pilnujemy, żeby grafik zawsze się zgadzał.
Umawiamy według Twoich reguł
Godziny pracy, długości spotkań, bufory między nimi, kto obsługuje jaki typ sprawy i ile spotkań dziennie ma sens - grafik układa się według zasad Twojej firmy.
Zaczynamy od propozycji do zatwierdzenia
Na start proponowane terminy i wiadomości zatwierdza Twój zespół. Dopiero gdy widzisz, że trafiamy w reguły, umawiamy w pełni sami.
Pilnujemy jednego źródła prawdy
Zapisujemy wyłącznie w wolne okna i aktualizujemy wszystkie miejsca naraz - kalendarz nie rozjeżdża się między skrzynką, arkuszem i systemem rezerwacji.
Nietypowe prośby przekazujemy człowiekowi
Klient prosi o coś spoza oferty, chce terminu poza grafikiem albo sprawa jest pilna - przekazujemy ją Twojemu zespołowi z całym kontekstem, zamiast decydować sami.
Widzisz każde umówienie i jego historię
Kto się umówił, na kiedy, jak potwierdził, ile przypomnień dostał i co się działo przy zmianach - pełna historia każdego terminu w jednym miejscu.
Testujemy na Twoim prawdziwym grafiku
Zanim ruszymy na dobre, bierzemy przypadki z ostatnich tygodni i pokazujemy, jak byśmy je umówili, potwierdzili i obsłużyli odwołania - bez dotykania kalendarza.
Kiedy to się najbardziej opłaca
Najwięcej zyskują firmy, których dzień pracy składa się z terminów: spotkań, wizyt, zleceń serwisowych, rozmów. Im więcej okien przepada dziś przez ping-pong, odwołania i nieobecności, tym szybciej zobaczysz różnicę w zapełnieniu kalendarza.
- Twój przychód zależy od zapełnionego kalendarza: spotkania, wizyty, serwis, rozmowy.
- Klienci umawiają się różnymi kanałami, a ktoś musi to wszystko ręcznie spiąć w grafik.
- Zdarzają się nieobecności, bo zabrakło potwierdzenia albo przypomnienia.
- Odwołane terminy zostają puste, choć są chętni, którzy czekają na wolne miejsce.
Od rozmowy do przejętego umawiania
Zaczynamy od testu na Twoich prawdziwych prośbach o termin. Jak działamy, zobaczysz, zanim dotkniemy kalendarza.
Rozmowa i przegląd kalendarza
Sprawdzamy, jak dziś wygląda umawianie: którymi kanałami przychodzą prośby, jakie są reguły grafiku, ile czasu zajmuje ustalanie terminów i ile okien przepada przez odwołania i nieobecności.
Test na przypadkach z ostatnich tygodni
Na prawdziwych prośbach o termin pokazujemy, jak wyglądałoby umawianie, potwierdzenia i obsługa odwołań - łącznie z przypadkami, które wymagają doprecyzowania reguł. Ty decydujesz, czy ruszamy dalej.
Przejmujemy umawianie
Każda prośba o termin jest obsłużona od pierwszej wiadomości po przypomnienie przed spotkaniem. Twój zespół dostaje aktualny grafik, a Ty podsumowania i pełną historię.
Policzmy, ile kosztują Cię dziś puste terminy
Opisz swój proces: jak klienci się umawiają, ile terminów obsługujesz i ile okien przepada. Pokażemy, którą część tej pracy możemy przejąć jako pierwszą.