Wprowadzamy i przenosimy dane za Twój zespół
Nie chodzi o „program do OCR". Każda faktura, zamówienie czy formularz musi być przez kogoś otwarty, odczytany i przepisany do systemu - pole po polu, często w kilku miejscach naraz. Płacisz nie za dane, tylko za godziny ręcznego przepisywania i za błędy, które wychodzą na jaw dopiero przy płatności albo wysyłce. Tę pracę przejmujemy: odczytujemy dokumenty, sprawdzamy zgodność i wprowadzamy dane do Twoich systemów, a wątpliwe przypadki oznaczamy do decyzji człowieka.
Te same dane w systemach - bez ręcznego przepisywania
Nie sprzedajemy kolejnego integratora ani „systemu do digitalizacji”. Zabieramy Twojemu zespołowi pracę, która dziś dzieje się między dokumentem w skrzynce a poprawnym wpisem w systemie.
Dziś robicie to ręcznie
- Faktury, zamówienia i formularze przychodzą mailem, PDF-em, w excelu albo na papierze.
- Ktoś musi każdy dokument otworzyć, odczytać i przepisać do systemu - pole po polu.
- Te same dane trzeba wpisać w dwóch albo trzech systemach, więc praca dubluje się sama z siebie.
- Literówka w kwocie, numerze konta albo NIP-ie wychodzi na jaw dopiero przy płatności lub wysyłce.
- W szczytach - koniec miesiąca, sezon, urlopy - zaległości rosną, a zespół siedzi po godzinach.
- Doświadczeni ludzie tracą czas na pracę, której nikt nie chce robić.
Co przejmujemy
- Odbieramy dokumenty i dane wprost ze skrzynki, systemu albo folderu.
- Odczytujemy zawartość: kontrahenta, pozycje, kwoty, numery i terminy.
- Sprawdzamy dane ze źródłem i z tym, co już jest w Twoich systemach.
- Wprowadzamy dane tam, gdzie mają być - także do kilku systemów naraz.
- Wątpliwe przypadki oznaczamy do decyzji człowieka, zamiast zgadywać.
- Każdy wpis ma ślad: skąd pochodzi, co zostało wprowadzone i jak sprawdzone.
Przejmujemy cały proces, nie samo odczytanie dokumentu
Od dokumentu w skrzynce po sprawdzony wpis w Twoich systemach - z kontrolą na każdym etapie.
Odbieramy dokumenty i dane
Mail z fakturą, zamówienie z marketplace'u, formularz ze strony, plik we wspólnym folderze - zaczynamy w momencie, gdy dokument się pojawia, a nie gdy ktoś do niego usiądzie.
Odczytujemy zawartość
Kontrahent, pozycje, kwoty, numery, terminy - niezależnie od tego, czy źródłem jest PDF, skan, arkusz czy treść maila.
Sprawdzamy zgodność
Porównujemy odczytane dane ze źródłem i z tym, co już jest w Twoich systemach: czy kontrahent istnieje, czy sumy się zgadzają, czy dokument nie jest duplikatem.
Wprowadzamy dane do systemów
Księgowość, ERP, CRM, magazyn - dane trafiają tam, gdzie mają być, w formacie, którego wymaga każdy z systemów. Bez powtórnego wpisywania tego samego.
Oznaczamy wątpliwe przypadki
Nieczytelny dokument, niezgodna kwota, nieznany kontrahent - taka sprawa trafia do człowieka z opisem problemu, a nie do systemu z błędem w środku.
Zostawiamy pełny ślad
Przy każdym wpisie widać dokument źródłowy, wprowadzone wartości i wynik sprawdzenia. Gdy pojawia się pytanie „skąd ta liczba?”, odpowiedź jest w logu.
Masz nadzór, nie musisz przepisywać
W danych liczy się dokładność, nie tylko szybkość. Dlatego każdy wpis jest sprawdzany, a wszystko, co budzi wątpliwość, trafia do człowieka - zanim stanie się błędem w systemie.
Zaczynamy od wpisów do zatwierdzenia
Na start przygotowujemy dane, a Twój zespół zatwierdza je przed zapisem do systemu. Dopiero gdy widzisz jakość, wprowadzamy dane w pełni sami.
Sprawdzamy, zanim zapiszemy
Nie przepisujemy w ciemno: dane przechodzą kontrolę sum, formatów i duplikatów oraz porównanie z tym, co już jest w systemach. Błąd zatrzymujemy przed zapisem, nie po nim.
Nie zgadujemy przy nieczytelnych danych
Jeśli wartości nie da się odczytać jednoznacznie, sprawa idzie do człowieka z opisem wątpliwości. Lepsze jedno pytanie niż błędna kwota w księgowości.
Trzymamy się Twoich reguł i słowników
Kategorie, konta, oznaczenia projektów, nazewnictwo kontrahentów - stosujemy zasady przyjęte w Twojej firmie, a nie własne domysły.
Widzisz każdy wpis i jego źródło
Masz wgląd w to, co zostało wprowadzone, na podstawie jakiego dokumentu i z jakim wynikiem sprawdzenia - łącznie z listą spraw przekazanych do decyzji.
Testujemy na Twoich historycznych dokumentach
Zanim ruszymy na dobre, bierzemy paczkę wcześniejszych dokumentów, wprowadzamy je testowo i porównujemy wynik z tym, co wpisał Twój zespół.
Kiedy to się najbardziej opłaca
Najwięcej zyskują firmy, w których dane płyną stałym strumieniem: faktury od dostawców, zamówienia z wielu kanałów, dokumenty od klientów. Im więcej godzin Twój zespół spędza dziś na przepisywaniu - i im droższe są błędy, które przy tym powstają - tym szybciej zobaczysz różnicę.
- Codziennie ktoś w firmie przepisuje faktury, zamówienia albo dane klientów do systemów.
- Te same informacje trzeba wpisywać w więcej niż jednym miejscu.
- Błędy przepisywania wychodzą na jaw dopiero przy płatności, wysyłce albo w raporcie.
- W szczytach - koniec miesiąca, sezon, urlopy - zaległości rosną szybciej, niż zespół nadąża.
Od rozmowy do przejętego wprowadzania danych
Zaczynamy od testu na Twoich prawdziwych dokumentach. Dokładność poznajesz, zanim cokolwiek trafi do systemów na dobre.
Rozmowa i przegląd dokumentów
Sprawdzamy, jakie dokumenty i dane przechodzą przez ręce zespołu: skąd przychodzą, do jakich systemów trafiają, ile czasu to zajmuje i gdzie najczęściej pojawiają się błędy.
Test na Twoich historycznych dokumentach
Wprowadzamy testowo paczkę rzeczywistych dokumentów i porównujemy wynik z pracą zespołu - łącznie z przypadkami, które wymagają doprecyzowania reguł. Ty decydujesz, czy ruszamy dalej.
Przejmujemy wprowadzanie
Nowe dokumenty trafiają do Twoich systemów bez udziału zespołu, wątpliwe przypadki idą do decyzji człowieka, a Ty dostajesz podsumowania i logi każdego wpisu.
Policzmy, ile kosztuje Cię dziś ręczne przepisywanie
Opisz swój proces: jakie dokumenty przechodzą przez ręce zespołu, do jakich systemów trafiają i ile osób się tym zajmuje. Pokażemy, którą część tej pracy możemy przejąć jako pierwszą.