Przeprowadzamy briefing klienta, zanim projekt zdąży utknąć
Umowa podpisana, zespół gotowy - a projekt stoi, bo brakuje materiałów: wytycznych, treści, logotypów, dostępów. Klient odsyła je po kawałku, opiekun wysyła kolejne przypomnienia, a zespół w końcu zaczyna z niekompletem i poprawia pracę w trakcie. Płacisz zespołowi projektowemu za czekanie i ściganie klienta mailami. Tę pracę przejmujemy: zbieramy od nowego klienta komplet informacji, materiałów i dostępów, sprawdzamy wszystko od razu, dopytujemy o braki i przekazujemy zespołowi uporządkowaną całość - projekt startuje bez tygodni maili.
Ten sam start projektu - bez tygodni maili
Klient nie zostaje sam z długim formularzem. Przez zbieranie materiałów prowadzimy go my - a Twój zespół dostaje komplet zamiast tygodni maili.
Dziś robicie to ręcznie
- Po podpisaniu umowy klient dostaje długą listę pytań - i odpowiada na nią tygodniami.
- Materiały przychodzą po kawałku, różnymi kanałami, w różnych wersjach.
- Nikt nie sprawdza plików i dostępów od razu - problemy wychodzą w dniu startu.
- Opiekun klienta wysyła kolejne przypomnienia „czy możemy jeszcze prosić o...”.
- Zespół zaczyna pracę z niekompletem i poprawia ją, gdy materiały w końcu dotrą.
- Nikt nie wie na pewno, co już jest, a czego wciąż brakuje.
Co przejmujemy
- Nowy klient dostaje powitanie i konkretne pytania - podzielone na części, w przemyślanej kolejności.
- Materiały i dostępy sprawdzamy od razu po otrzymaniu, nie w dniu startu.
- O braki dopytujemy konkretnie i w stałym rytmie, w tonie Twojej firmy.
- Wszystko trafia w jedno miejsce, w ustalonej z Tobą strukturze.
- Zespół dostaje komplet z podsumowaniem - projekt startuje bez poślizgu.
- Ty widzisz status każdego briefu: co jest, czego brakuje, co blokuje start.
Przejmujemy cały proces, nie samo wysłanie ankiety
Od powitania nowego klienta po komplet materiałów na biurku zespołu - z widocznym statusem na każdym etapie.
Uruchamiamy briefing po podpisaniu
Gdy zaczyna się współpraca, startuje lista rzeczy do zebrania według Twojego szablonu dla danego typu projektu. Klient dostaje powitanie i wie, co będzie potrzebne i po co.
Prosimy o informacje, materiały i dostępy
Wytyczne, treści, logotypy, dostępy do systemów - prosimy o nie konkretnymi pytaniami, podzielonymi na porcje, zamiast wysyłać jeden przytłaczający formularz.
Sprawdzamy wszystko od razu
Czy plik się otwiera, czy logo jest w wersji edytowalnej, czy dostęp faktycznie działa - weryfikujemy w chwili otrzymania. Zły format wychodzi na jaw od razu, nie w dniu startu.
Dopytujemy o braki
Gdy czegoś brakuje, przypominamy w ustalonym rytmie i pytamy konkretnie: o który plik chodzi, w jakiej formie, do kiedy. Klient nie musi zgadywać, czego od niego potrzebujecie.
Przekazujemy zespołowi komplet
Zebrane materiały porządkujemy w ustalonej strukturze i dokładamy podsumowanie briefu. Zespół zaczyna od pracy nad projektem, nie od szukania po mailach.
Pilnujemy statusu i eskalujemy blokady
Widzisz, które briefy są kompletne, a które czekają na klienta. Gdy klient milknie albo coś blokuje start, opiekun dostaje sygnał z całą historią - zanim minie termin.
Klient czuje opiekę, nie przesłuchanie
Briefing to pierwsze tygodnie współpracy - moment, w którym klient ocenia, jak będzie się z Tobą pracowało. Dlatego pytania i ton są Twoje, a rozmowy o zakresie zostają u Ciebie.
Pytania i ton ustalamy z Tobą
Szablon briefu, kolejność pytań i styl komunikacji spisujemy raz, wspólnie. Klient dostaje wiadomości w tonie Twojej firmy - my tylko pilnujemy, żeby wychodziły.
Zaczynamy od wiadomości do zatwierdzenia
Na starcie każdą wiadomość do klienta akceptuje Twój zespół. Gdy ton i pytania się sprawdzą, briefing zaczyna iść sam - w tempie, które akceptujesz.
Sprawdzamy, nie tylko odbieramy
Brief nie jest kompletny dlatego, że wszystkie rubryki są zapełnione. Każdy materiał i dostęp weryfikujemy pod kątem tego, czy zespół może z nim faktycznie pracować.
Rozmowy o zakresie zostają u Ciebie
Gdy klient przy okazji briefu zgłasza nowe oczekiwania albo zmianę zakresu, nie decydujemy za Ciebie - przekazujemy sprawę opiekunowi z pełnym kontekstem.
Widzisz status każdego briefu
Co zebrane, co sprawdzone, na co czekamy i od kiedy - stan każdego briefu jest widoczny w każdej chwili, bez odpytywania zespołu i przeszukiwania skrzynki.
Testujemy na zakończonych projektach
Przed startem przechodzimy szablon briefu na Twoich ostatnich projektach: sprawdzamy, czy wyłapałby wszystko, czego zespół musiał się później doprosić.
Kiedy to się najbardziej opłaca
To proces dla agencji, studiów oraz firm usługowych i wdrożeniowych - wszędzie tam, gdzie projekty dla nowych klientów startują regularnie, a ich początek wygląda za każdym razem tak samo.
- Każdy nowy projekt zaczyna się od tej samej listy pytań i materiałów - a i tak zbiera je ktoś ręcznie.
- Projekty startują z poślizgiem, bo klient odsyła materiały po kawałku.
- Zespół zaczyna pracę z niekompletem i poprawia rzeczy, które można było ustalić na starcie.
- Opiekunowie klientów spędzają godziny na przypominaniu o brakach zamiast na pracy z klientem.
Od rozmowy do przejętego briefingu
Szablon briefu sprawdzamy najpierw na projektach, które już znasz - zanim odezwiemy się do pierwszego prawdziwego klienta.
Rozmowa i przegląd startów projektów
Sprawdzamy, jak dziś wygląda początek współpracy: czego potrzebuje zespół, czego najczęściej brakuje i gdzie projekty utykają. Spisujemy szablon briefu dla wybranego typu projektu.
Test na zakończonym projekcie
Przechodzimy szablon na projekcie, który już znasz: czy wyłapałby wszystko, czego zespół musiał się doprosić w trakcie. Poprawiamy pytania i strukturę - start dopiero za Twoją zgodą.
Przejmujemy briefing
Każdy nowy klient przechodzi przez uporządkowany briefing. Zespół dostaje sprawdzony komplet, opiekun zajmuje się relacją, a Ty widzisz status bez pytania kogokolwiek.
Policzmy, ile kosztuje Cię dziś każdy start projektu
Opisz, jak wygląda początek współpracy z nowym klientem: czego zbieracie najwięcej i gdzie projekty utykają. Pokażemy, co możemy zdjąć z Twojego zespołu od razu.