Przejmujemy pierwszą linię obsługi Twoich klientów
Klient pisze maila, wysyła formularz albo zadaje pytanie na czacie - i za każdym razem ktoś z zespołu musi to przeczytać, zrozumieć temat, sprawdzić kontekst, znaleźć odpowiedź i odpisać. Sama odpowiedź to ułamek tej pracy; resztę stanowi ręczna obsługa wokół każdego zapytania. Ten proces przejmujemy: typowe sprawy załatwiamy w kilka minut, a nietypowe przekazujemy do Twojego zespołu z gotowym podsumowaniem.
Ten sam kontakt z klientem - bez ręcznej obsługi każdego zapytania
Klient pisze tam, gdzie pisał do tej pory. Zmienia się droga jego wiadomości: od wpłynięcia do wysłanej odpowiedzi nie angażuje już Twojego zespołu.
Dziś robicie to ręcznie
- Klient pisze maila, wysyła formularz albo pisze na czacie - i czeka.
- Ktoś musi wiadomość przeczytać, zrozumieć temat i sprawdzić kontekst.
- Szuka odpowiedzi w cenniku, ofercie, FAQ albo historii sprawy.
- Odpisuje, dopytuje o brakujące dane i oznacza sprawę w skrzynce lub CRM.
- Trudniejsze przypadki przekazuje do właściwej osoby i pilnuje, by nie zginęły.
- Gdy zespół jest zajęty, klient czeka godziny albo dni - część leadów stygnie.
Co przejmujemy
- Wyłapujemy nowe zapytanie z maila, formularza albo czatu.
- Rozpoznajemy temat sprawy i pobieramy potrzebny kontekst.
- Odpowiadamy na typowe pytania na podstawie Twoich materiałów.
- Dopytujemy o brakujące dane i kwalifikujemy zapytania sprzedażowe.
- Nietypowe sprawy przekazujemy do zespołu z gotowym podsumowaniem.
- Klient dostaje pierwszą odpowiedź w kilka minut - o każdej porze.
Przejmujemy cały proces, nie samą odpowiedź
Od pojawienia się zapytania po zapisany status w Twoim systemie.
Wyłapujemy nowe zapytanie
Nowy mail, zgłoszenie z formularza, wiadomość na czacie czy lead w CRM - reagujemy w momencie, gdy się pojawia, a nie gdy ktoś zajrzy do skrzynki.
Rozpoznajemy sprawę
Rozpoznajemy temat wiadomości i nadajemy sprawie kategorię: pytanie o cenę, termin, dostępność, status zamówienia, reklamację albo zapytanie sprzedażowe.
Pobieramy kontekst
Sięgamy po Twoje FAQ, cennik, ofertę, regulamin, historię rozmowy i status sprawy - żeby odpowiedź była zgodna z tym, jak naprawdę działa Twoja firma.
Odpowiadamy albo dopytujemy
Odpowiadamy na typowe pytanie, prosimy o brakujące dane, proponujemy termin rozmowy albo przekazujemy link do oferty - w Twoim tonie komunikacji.
Przekazujemy nietypowe sprawy
Reklamacje, sprawy finansowe, niejasne albo nietypowe zapytania trafiają do właściwej osoby z gotowym podsumowaniem i sugerowanym następnym krokiem.
Zapisujemy status
Nadajemy sprawie kategorię, zapisujemy notatkę w CRM lub helpdesku i oznaczamy ją jako obsłużoną - żadne zapytanie nie ginie w skrzynce.
Granice wyznaczasz Ty
Ty decydujesz, kiedy odpowiadamy sami, a kiedy sprawa trafia do człowieka - i w każdej chwili możesz te granice przesunąć.
Zaczynamy od odpowiedzi do zatwierdzenia
Na start przygotowujemy odpowiedzi, a Twój zespół zatwierdza je przed wysyłką. Dopiero gdy widzisz jakość, część spraw obsługujemy w pełni sami.
Trzymamy się Twoich zasad i tonu
Styl odpowiedzi, długość, poziom formalności i tematy, których nie wolno przesądzać samodzielnie - obowiązują w każdej wiadomości do klienta.
Nie obiecujemy niczego na wyrost
Rabaty, indywidualne wyceny, terminy i sprawy z konsekwencjami finansowymi zawsze wymagają akceptacji człowieka - nie zgadujemy w Twoim imieniu.
Trudne sprawy trafiają do człowieka
Niezadowolony klient, reklamacja, brak odpowiedzi w bazie, prośba o kontakt z człowiekiem czy niska pewność - każdy z tych sygnałów od razu kieruje sprawę do Twojego zespołu.
Widzisz każdą odpowiedź i jej podstawę
Masz wgląd w to, co zostało wysłane, na jakiej podstawie, co obsłużyliśmy sami, a co przekazaliśmy do zespołu - łącznie z tematami i czasem reakcji.
Testujemy na Twoich historycznych zapytaniach
Na Twoich wcześniejszych wiadomościach pokazujemy, ile obsłużylibyśmy automatycznie, a ile trafiłoby do zespołu.
Kiedy to się najbardziej opłaca
Ten proces ma sens tam, gdzie codziennie wpadają podobne zapytania i większość dotyczy tych samych tematów. To właśnie z powtarzalnych wiadomości odzyskuje się najwięcej czasu zespołu.
- Codziennie dostajesz podobne pytania mailem, przez formularz albo czat.
- Duża część zapytań dotyczy tych samych tematów: ceny, terminu, dostępności, statusu.
- Klienci czekają na odpowiedź za długo - a część leadów w tym czasie stygnie.
- Twój zespół tonie w powtarzalnych wiadomościach zamiast zajmować się trudnymi sprawami.
Od rozmowy do przejętej pierwszej linii
Test na Twoich wcześniejszych zapytaniach pokazuje skuteczność, zanim jakikolwiek klient dostanie od nas odpowiedź.
Rozmowa i przegląd zapytań
Sprawdzamy, skąd przychodzą zapytania, ile ich jest, jakich tematów dotyczą i z jakich materiałów korzysta dziś zespół. Liczymy, ile kosztuje Cię obecna obsługa pierwszej linii.
Test na Twoich historycznych zapytaniach
Bierzemy zestaw wcześniejszych wiadomości i pokazujemy wynik: ile obsłużylibyśmy automatycznie, ile trafiłoby do zespołu i gdzie reguły wymagają dopracowania. Start następuje dopiero po Twojej akceptacji wyników.
Przejmujemy pierwszą linię
Każde nowe zapytanie trafia do nas: typowe obsługujemy, nietypowe eskalujemy z podsumowaniem, a status zapisujemy w Twoim systemie. Ty dostajesz podsumowania i logi.
Policzmy, ile kosztuje Cię dziś obsługa zapytań
Opisz swój proces: skąd przychodzą zapytania, ile ich jest i jakich tematów najczęściej dotyczą. Pokażemy, które sprawy możemy przejąć jako pierwsze.